Política de Privacidad

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es 3102792013 SRL, sociedad constituida en Costa Rica, operadora de Officia Agent ("Officia", "nosotros").

Para cualquier consulta sobre privacidad, para ejercer tus derechos o para reportar un incidente relacionado con datos personales, puedes escribirnos a: [email protected]

Este correo es el canal oficial y el único que garantizamos para asuntos de protección de datos. Recomendamos indicar en el asunto el motivo de la solicitud para poder atenderla con rapidez.

Esta política aplica a dos grupos de personas, cuya situación es distinta y conviene no confundir:

• Titulares de una cuenta de negocio: la persona o empresa que se registra en la plataforma, contrata un plan y la usa para operar su negocio, junto con las personas de su equipo a las que da acceso (por ejemplo, profesionales o personal administrativo).
• Clientes finales del negocio: las personas cuyos datos el negocio registra o gestiona a través de Officia —por ejemplo, quienes reservan una cita, escriben por WhatsApp o dejan una reseña—. Estas personas normalmente no tienen una cuenta en Officia; su relación es con el negocio que las atiende.

Si eres cliente final de un negocio que usa Officia y quieres saber por qué ese negocio tiene tus datos o pedir que los eliminen, tu interlocutor principal es el negocio. Aun así, puedes escribirnos y te ayudaremos a canalizar la solicitud, como se explica en la sección de derechos.

Esta política no cubre el tratamiento que hagan de tus datos servicios de terceros con los que interactúes por tu cuenta, ni las prácticas propias de cada negocio fuera de la plataforma.

Datos de cuenta y acceso: correo electrónico y contraseña, o los datos básicos de tu perfil de Google si eliges registrarte con esa opción. También el rol que tienes dentro de la cuenta (por ejemplo, administrador o miembro del equipo).

Datos del negocio: nombre comercial, identificación tributaria, teléfono, correo, sitio web, número de WhatsApp, logotipo, descripción, sector y tipo de negocio, zona horaria, moneda, sucursales, catálogo de servicios y precios, horarios y galería de fotos. Si activas la visibilidad pública de tu negocio, parte de esta información —incluidas la calificación promedio y las reseñas recibidas— se muestra en el directorio público de Officia.

Datos del equipo de trabajo: nombre, apellidos, correo, teléfono, foto de perfil, biografía, servicios que presta cada profesional, sus horarios y el calendario asociado.

Datos de facturación y pago: nombre y razón social de facturación, identificación fiscal, actividad económica, país, provincia, cantón y distrito, código postal, plan contratado y estado de la suscripción. Del medio de pago conservamos únicamente los datos que nos devuelve la pasarela: marca de la tarjeta, últimos cuatro dígitos, mes y año de vencimiento y el identificador que la pasarela asigna. No almacenamos el número completo de la tarjeta ni el código de seguridad.

Datos de clientes finales cargados por el negocio: nombre, apellidos, teléfono, correo electrónico, etiquetas de clasificación asignadas por el negocio, preferencia de exclusión de comunicaciones comerciales y, cuando el negocio o el propio cliente la aporta, una ubicación aproximada asociada al cliente o a la cita.

Datos de citas y reservas: nombre, teléfono y correo de quien reserva, fecha y hora, servicio y variación seleccionada, profesional y sucursal, estado de la cita, precio, notas internas del negocio, origen de la reserva y, si hay integración de calendario activa, el identificador del evento y el enlace de videollamada generado.

Conversaciones y mensajes: el contenido de los mensajes intercambiados entre el negocio y sus clientes a través de la plataforma —incluidos los de WhatsApp—, con remitente, destinatario, fecha, dirección del mensaje, tipo, archivos adjuntos y el identificador que asigna el proveedor de mensajería. Cuando el asistente de inteligencia artificial está activo, esas conversaciones se procesan para generar respuestas automáticas.

Datos de uso del asistente de IA: registros del procesamiento de cada conversación (identificadores de la cuenta, del cliente y de la conversación, estado, reintentos y registro de la ejecución) y el consumo de la funcionalidad medido en unidades de procesamiento del modelo de lenguaje.

Datos de marketing y retención: listas de difusión, reglas de reactivación de clientes inactivos, plantillas de mensajes, historial de envíos y saldo disponible para campañas.

Reseñas y valoraciones: calificación numérica y comentario asociados a una cita, un profesional y un negocio.

Datos técnicos y de uso: información asociada a tu sesión y a la navegación en la aplicación, estadísticas agregadas de uso y rendimiento que recoge nuestro proveedor de analítica web, y —si activas las notificaciones— los datos que tu navegador genera para poder enviártelas.

Comentarios que nos envías: el motivo y el detalle que indicas al cambiar de plan o cancelar, y cualquier consulta que nos remitas por correo.

Los datos llegan a la plataforma por tres vías:

• Directamente de ti: cuando te registras, completas la configuración de tu negocio, invitas a tu equipo, contratas un plan, escribes por los canales de soporte o reservas una cita desde la página pública de un negocio.
• Del negocio que usa Officia: cuando carga o edita la ficha de sus clientes, registra citas manualmente, importa contactos o etiqueta a las personas que atiende. En ese caso, es el negocio quien decide qué información se registra.
• De forma automática, por el propio funcionamiento del servicio: mensajes que entran por los canales conectados, eventos sincronizados desde el calendario, registros de actividad del asistente de IA, resultados de los cobros procesados por la pasarela y estadísticas de uso de la aplicación.

Si el negocio decide activar una integración —calendario, mensajería, pagos o asistente de IA—, el intercambio de datos con ese proveedor comienza a partir de esa activación.

Tratamos los datos únicamente para las finalidades siguientes, cada una con la base que la legitima:

• Prestar el servicio contratado: crear y mantener la cuenta, gestionar la agenda, las citas, el catálogo, el equipo y las conversaciones. Base: la ejecución del contrato entre el negocio y Officia.
• Cobrar la suscripción y cumplir obligaciones fiscales y contables: facturación, gestión de pagos y conservación de comprobantes. Base: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales.
• Enviar comunicaciones operativas: confirmaciones y recordatorios de cita, avisos de estado del servicio, notificaciones de la cuenta y correos de verificación o recuperación de contraseña. Base: ejecución del contrato e interés legítimo en informar de hechos relevantes del servicio.
• Responder automáticamente a los clientes del negocio mediante el asistente de inteligencia artificial, cuando el negocio activa esa funcionalidad. Base: la instrucción del negocio que contrata el servicio; el negocio es quien decide activarla y con qué alcance.
• Enviar comunicaciones comerciales a los clientes del negocio (campañas, listas de difusión y reglas de reactivación). Base: el consentimiento que el negocio debe haber obtenido de esas personas; Officia solo ejecuta el envío por cuenta del negocio y respeta la marca de exclusión registrada.
• Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir el fraude y el abuso, y diagnosticar incidencias técnicas. Base: interés legítimo en proteger el servicio y a sus usuarios.
• Medir el uso de la aplicación y mejorar el producto, con información agregada o de bajo impacto sobre la privacidad. Base: interés legítimo en mantener y mejorar el servicio.
• Atender solicitudes, consultas y el ejercicio de derechos. Base: cumplimiento de obligaciones legales.

No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros para su propio marketing y no usamos el contenido de las conversaciones de un negocio para prestar servicio a otro.

Officia ocupa dos posiciones distintas según de quién sean los datos. Distinguirlas es importante porque determina a quién debes dirigirte.

Respecto de los datos de sus clientes-negocio, Officia actúa como responsable del tratamiento. Nosotros decidimos qué datos necesitamos para prestar el servicio y cómo los usamos: la cuenta, la configuración del negocio, la facturación, el soporte y las métricas de uso de la plataforma. Si eres titular de una cuenta, ejerces tus derechos directamente ante nosotros.

Respecto de los datos de los clientes finales que el negocio carga o genera en la plataforma —fichas de clientes, citas, conversaciones, etiquetas, reseñas—, Officia actúa como encargado del tratamiento. El responsable es el negocio: es él quien decide qué información registra, con qué finalidad, a quién le escribe y durante cuánto tiempo la conserva. Nosotros tratamos esa información siguiendo sus instrucciones y únicamente para prestarle el servicio.

En consecuencia, el negocio es responsable de informar a sus clientes sobre el tratamiento de sus datos, de contar con la base legitimadora y los consentimientos que exija la normativa, y de atender las solicitudes que esas personas le dirijan. Officia no usa esos datos para finalidades propias, no los comparte con otros negocios de la plataforma y no toma decisiones sobre ellos por su cuenta, salvo cuando una obligación legal lo imponga.

Si un cliente final nos escribe directamente para ejercer un derecho sobre datos de los que somos encargados, trasladaremos la solicitud al negocio responsable y le informaremos de ello a quien la presentó.

Para operar el servicio nos apoyamos en proveedores externos. Cada uno recibe solo la información necesaria para su función y queda obligado a tratarla conforme a nuestras instrucciones y a sus propios compromisos contractuales. Las categorías son estas:

• Proveedores de infraestructura y alojamiento: alojan la aplicación, la base de datos, los archivos que se suben a la plataforma y los servicios auxiliares de procesamiento. Finalidad: hacer que el servicio funcione y esté disponible.
• Google: para el inicio de sesión con cuenta de Google y, si el negocio lo activa, para la sincronización con Google Calendar. En ese caso se intercambia la información de eventos necesaria para crear, actualizar y consultar citas en el calendario conectado. Finalidad: autenticación y sincronización de agenda.
• Proveedor de mensajería de WhatsApp: transporta los mensajes entre el negocio y sus clientes, incluidas plantillas, recordatorios y campañas. Recibe los números de teléfono y el contenido de los mensajes. Finalidad: entrega de las comunicaciones.
• Pasarela de pagos: procesa los cobros de la suscripción y almacena de forma segura los medios de pago. Recibe los datos de la tarjeta y los datos de facturación necesarios para el cobro; Officia conserva solo la referencia y los datos parciales indicados más arriba. Finalidad: cobro y gestión de la suscripción.
• Proveedor de correo transaccional: envía los correos del servicio, como verificación de cuenta, recuperación de contraseña y avisos. Recibe la dirección de correo y el contenido del mensaje. Finalidad: comunicaciones operativas.
• Proveedor de modelos de inteligencia artificial: procesa el contenido de las conversaciones y el contexto del negocio para generar las respuestas del asistente, cuando esa funcionalidad está activa. Finalidad: automatización de la atención al cliente. Puede intervenir además un servicio de observabilidad que conserva registros de esas ejecuciones para diagnóstico y mejora del asistente.
• Servicios de notificaciones push del navegador o del sistema operativo: entregan las notificaciones que aceptas recibir. Finalidad: avisos en el dispositivo.
• Proveedor de analítica de uso de la aplicación: mide tráfico y rendimiento de forma agregada. Finalidad: entender el uso del producto y mejorarlo.
• Servicios de mapas y ubicación: resuelven direcciones y coordenadas cuando se usa el buscador de ubicación. Finalidad: localizar negocios y citas.
• Asesores profesionales y autoridades competentes: cuando exista una obligación legal, un requerimiento válido de autoridad o la necesidad de defender derechos. Finalidad: cumplimiento normativo y defensa legal.

Si Officia participa en una fusión, adquisición o venta de activos, los datos podrán transferirse a la entidad resultante, que quedará sujeta a esta política hasta que se comunique un cambio conforme a la sección de modificaciones.

Cada proveedor aplica sus propias políticas de privacidad, que recomendamos consultar. Officia no controla las decisiones internas de esos terceros.

Varios de los proveedores mencionados operan infraestructura fuera de Costa Rica, principalmente en Estados Unidos y en la Unión Europea. Eso implica que, para prestar el servicio, los datos pueden ser almacenados o procesados fuera del país.

Cuando esto ocurre, la transferencia se realiza en el marco de la relación contractual con el proveedor y de los compromisos de protección de datos que este asume. Al usar el servicio aceptas que tus datos puedan tratarse en esas jurisdicciones.

Si necesitas conocer la ubicación concreta del alojamiento de tus datos en un momento dado, escríbenos y te lo indicaremos con la información de la que dispongamos.

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y sean necesarios para prestar el servicio.

• Datos de cuenta, del negocio y de configuración: mientras la cuenta exista. Tras el cierre, durante un plazo razonable que permita reactivarla o exportar la información, y después se eliminan o se anonimizan.
• Datos de clientes finales, citas y conversaciones: mientras el negocio los mantenga en la plataforma. El negocio puede eliminarlos en cualquier momento; al hacerlo, dejan de estar disponibles en el servicio.
• Datos de facturación y comprobantes de pago: durante los plazos que exija la normativa fiscal y contable aplicable, aunque la cuenta ya esté cerrada.
• Registros técnicos, de seguridad y de ejecución del asistente: durante el tiempo necesario para diagnóstico, seguridad y auditoría, tras lo cual se eliminan o se agregan.
• Copias de respaldo: los datos eliminados pueden permanecer en respaldos durante el ciclo de rotación de estos, hasta que se sobrescriban.

No publicamos plazos exactos en días porque dependen del tipo de dato, del proveedor de infraestructura y de las obligaciones legales aplicables. Si necesitas el plazo concreto para un tratamiento determinado, puedes solicitárnoslo por escrito.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración. Entre otras:

• Acceso a la plataforma mediante autenticación, con sesiones que caducan y permisos diferenciados según el rol de cada persona dentro de la cuenta.
• Cifrado del tráfico entre tu navegador y nuestros servidores mediante conexiones seguras.
• Almacenamiento de contraseñas mediante funciones de resumen criptográfico, de modo que no se guardan en texto plano.
• Delegación del tratamiento de los datos completos de tarjeta en la pasarela de pagos, de forma que no pasan por nuestros registros.
• Restricción del acceso interno a la información al personal que lo necesita para operar y dar soporte al servicio.
• Uso de proveedores de infraestructura con prácticas de seguridad propias.

Ningún sistema es completamente invulnerable y no podemos garantizar seguridad absoluta. No afirmamos contar con certificaciones de seguridad ni con auditorías externas: si en el futuro las obtenemos, lo indicaremos expresamente en esta política.

Si detectamos un incidente de seguridad que afecte de forma significativa a datos personales, lo comunicaremos a las personas afectadas y a las autoridades competentes en los términos que exija la normativa aplicable.

Tu colaboración también importa: usa una contraseña robusta y única, no compartas tus credenciales y avísanos de inmediato si sospechas de un acceso no autorizado.

De acuerdo con la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales de Costa Rica y su reglamento, como titular de los datos tienes derecho a:

• Acceso: saber qué datos tuyos tratamos, con qué finalidad y a quién se los comunicamos.
• Rectificación: pedir que corrijamos los datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Eliminación: solicitar que suprimamos tus datos cuando ya no sean necesarios, cuando retires tu consentimiento o cuando el tratamiento no se ajuste a la ley.
• Oposición: oponerte a un tratamiento concreto, incluido el envío de comunicaciones comerciales, que puedes rechazar en cualquier momento.
• Portabilidad: recibir en un formato de uso común los datos que nos hayas facilitado, para conservarlos o trasladarlos a otro proveedor.
• Revocar el consentimiento que hubieras otorgado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.

Para ejercer cualquiera de estos derechos escríbenos a la siguiente dirección, indicando qué derecho quieres ejercer y aportando información suficiente para identificarte y localizar tus datos (por ejemplo, el correo de tu cuenta o el negocio y el teléfono con el que fuiste atendido): [email protected]

Responderemos en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles desde la recepción de la solicitud, conforme al plazo previsto en la Ley 8968. Si la solicitud es compleja o necesitamos verificar tu identidad, te lo indicaremos dentro de ese mismo plazo y te informaremos de los pasos siguientes.

El ejercicio de estos derechos es gratuito. Podemos rechazar o limitar una solicitud cuando exista una obligación legal de conservar la información, cuando afecte a derechos de terceros o cuando no logremos verificar la identidad de quien la presenta; en ese caso te explicaremos el motivo.

Recuerda que, si eres cliente final de un negocio, ese negocio es el responsable de tus datos: podemos recibir tu solicitud y trasladársela, pero la decisión sobre datos de los que somos encargados corresponde a él.

Si consideras que tus derechos no han sido atendidos correctamente, puedes acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) de Costa Rica.

Usamos cookies y tecnologías equivalentes con un alcance limitado:

• Cookies de sesión y autenticación: mantienen tu sesión iniciada mientras usas la aplicación. Son imprescindibles para que el servicio funcione; sin ellas no es posible acceder a una cuenta. La sesión caduca automáticamente transcurridas veinticuatro horas, momento en el que debes volver a autenticarte.
• Almacenamiento local del navegador: guarda preferencias de la interfaz y datos técnicos necesarios para el funcionamiento de la aplicación instalable y de su modo sin conexión.
• Medición de uso: nuestro proveedor de analítica recoge información agregada sobre visitas y rendimiento de las páginas, sin construir perfiles publicitarios.
• Notificaciones push: si concedes el permiso en tu navegador, se genera y almacena la información técnica que permite entregarte avisos en ese dispositivo. Puedes revocar el permiso en cualquier momento desde la configuración del navegador o desde la propia aplicación.

No utilizamos cookies de publicidad ni compartimos identificadores con redes publicitarias. Puedes bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de tu navegador, teniendo en cuenta que desactivar las de sesión impedirá el uso del servicio.

El servicio está dirigido a negocios y profesionales. Para abrir una cuenta debes ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar. No creamos cuentas a nombre de personas menores de edad ni recogemos deliberadamente sus datos para esa finalidad.

Un negocio puede, por la naturaleza de su actividad, registrar datos de clientes menores de edad. En ese caso es el negocio quien debe contar con el consentimiento de quien ejerce la representación legal y cumplir la normativa aplicable a esos datos.

Si detectamos que se ha creado una cuenta con datos de una persona menor de edad sin la autorización correspondiente, la eliminaremos. Si crees que esto ha ocurrido, escríbenos y lo revisaremos.

Officia se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento y de forma unilateral, por ejemplo cuando cambien las funcionalidades del servicio, los proveedores que utilizamos o la normativa aplicable.

Notificaremos los cambios relevantes a través de al menos uno de estos medios: un aviso dentro de la plataforma, un correo electrónico a la dirección registrada en tu cuenta, o la publicación de la versión actualizada en esta misma página con una nueva fecha de "última actualización".

Los cambios entran en vigor en la fecha que se indique en la notificación o, en su defecto, desde su publicación en esta página. El uso continuado del servicio después de esa fecha implica la aceptación de la versión actualizada.

Si no estás de acuerdo con la nueva versión, tu opción es dejar de usar el servicio, solicitar la eliminación de tus datos en los términos de la sección de derechos y cancelar tu suscripción.

Esta Política de Privacidad se rige por las leyes de la República de Costa Rica, en particular por la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales y su reglamento. Cualquier controversia se someterá a los tribunales competentes de Costa Rica, sin perjuicio de la vía administrativa ante la autoridad de protección de datos.

Esta política forma parte integral de los Términos y Condiciones de Officia Agent. En caso de contradicción entre ambos documentos respecto al tratamiento de datos personales, prevalece esta Política de Privacidad.

Para cualquier duda sobre esta política, sobre el tratamiento de tus datos o para ejercer tus derechos, escríbenos a: [email protected]

La versión en español de esta política prevalece sobre cualquier traducción.